Cuando nos referimos a archivo físico es común pensar que los documentos se rompan, dañen o desgasten por diferentes factores externos sobre el material con el que se hizo, pero es difícil pensar que un documento digital pueda sufrir algo muy similar.
¿Puede un documento electrónico gastarse como uno físico?
Pues sí, un documento electrónico también esta en constante transporte e interacción con diferentes fuentes externas que normalmente no notamos, tales como los diferentes editores, la conversión de formatos o incluso el envió de documentos por correo electrónico. El efecto que recibe el documento electrónico se puede dar en plazos mas largos o notarse menos que en uno físico, pero es una realidad que nuestros documentos también pueden enfrentar.
¿Qué hace que mis documentos se desgasten?
Para definir que hace que nuestros documentos se desgasten primero debemos comprender cual es el proceso por el que pasa un documento desde que se crea, por lo que vamos a definir algunos conceptos mediante un ejemplo común, crear un documento con Word y enviarlo por correo electrónico:
Cuando iniciamos nuestro documento ingresamos texto o imágenes, ya cuando nuestro archivo se encuentra guardado en nuestro sistema abrimos nuestro correo, escribimos el texto y adjuntamos el documento, pulsamos enviar y listo nuestro destinatario lo recibe, algo realmente simple.
Entre cada uno de los pasos hay ciertas cosas que no notamos, que ahora mencionaremos
Cuando iniciamos nuestro documento ingresamos texto o imágenes, ya cuando nuestro archivo se encuentra guardado en nuestro sistema Word se encarga de comprimir el contenido del documento para que el archivo no pese demasiado, abrimos nuestro correo, escribimos el texto y adjuntamos el documento, pulsamos enviar, en este punto nuestro sistema de correo (Outlook, Gmail, etc.) va a realizar una revisión del documento en busca de virus, también para comprimirlo tanto como sea posible para poder enviarlo fácilmente y listo nuestro destinatario lo recibe, pero el proceso no acaba aun, los filtros de correo electrónico verificaron cada parte del archivo y correo para verificar amenazas, después el archivo es descargado del servidor para el usuario pueda abrirlo, pero antes de descargar el archivo debe comprimirse, cuando el usuario abra el archivo Word se encargara de descomprimir el documento para que el usuario pueda ver el documento de forma correcta ¿Ya no es tan simple cierto?
Sin darnos cuenta nuestros documentos pasan por una serie de cambios en los cuales pierden la calidad
¿Cómo mantener mis documentos protegidos?
Para los documentos que no tienen mucho valor no hay mucho de que preocuparse, pero en los documentos importantes debemos de guardar ciertas previsiones, dentro de las cuales esta utilizar los formatos adecuados para conservación, además de utilizar buenas practicas
Para los documentos en formatos de texto es recomendable utilizar el formato PDF/A, pues este se encarga de utilizar un “perfil” que va a permitir que estos documentos puedan ser reproducidos con exactitud en el futuro.
¿PDF/A?
El PDF/A es una versión del PDF que solemos conocer en la que los perfiles de color o imagen van a asegurarnos poder replicar los documentos, este formato esta definido por la norma ISO 19005-1:2005. Este formato también es utilizado en los procesos de Firma Digital avanzada la cual permite hacer un estampado de tiempo en el documento. Debemos tener claro que este formato no tiene una estrategia milagrosa para conservar nuestros documentos, sino que trata de mantener de manera adecuada el documento facilitando su copia, es por esto que podemos utilizar algunas buenas practicas para evitar perder nuestros documentos.
Buenas Practicas
La mejor técnica para conservar documentos siempre es mantener una copia segura del mismo, es por esto que se recomienda tener copias de sus documentos importantes en diferentes sitios, en la nube, en gestores, en USB o discos externos, para que si en algún momento sucede algo con el documento o incluso el equipo o medio con el documento no tengamos por que temer.
“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua.” – Octavio Paz
