La foliación documental es básicamente el proceso de enumeración de todos los documentos que componen un expediente. Esto con el fin de llevar el control de la documentación que ingresa en el expediente.
¿Cuál es su importancia?
Su importancia principal es llevar a cabo el orden lógico de entrada de la documentación en el expediente, asimismo, para tener en cuenta la cantidad específica de documentación con la que debe contar el expediente; en caso de que llegara a faltar un documento.
¿Qué aspectos se deben considerar antes de realizar la foliación respectiva?
- Se debe revisar si los documentos que están en el expediente son los correctos.
- Verificar que no se repitan números a la hora de realizar la foliación.
- No se debe agregar letras al lado de los números.
- La foliación que ya traía propiamente el documento, no debe ser manipulada, ni editada, ni tachada bajo ninguna circunstancia.
- Siempre debe conservarse el orden establecido.
Metodología de foliación electrónica:
En la actualidad, la gestión documental de las instituciones está migrando a la automatización y panoramas en formato digital, esto debido a la gran cantidad de documentos electrónicos que se crean constantemente. La automatización de estos procesos se logra mediante los Sistemas de Gestión Documental Electrónica, los cuales es recomendable para que cumplan con el marco legal y los parámetros establecidos por la ley; cumplan con los siguientes requisitos en el ámbito de la foliación:
- El sistema debe asignar un número de asiento a los documentos que se vayan añadiendo en un expediente.
- A la hora de localizar un documento, el número de consecutivo debe utilizarse como metadatos.
- La plataforma deberá adaptarse a las necesidades específicas de una institución para la creación del índice que se irá formando con el número de consecutivo.
- Debe permitir la foliación de los nuevos documentos que se integren en el expediente.
- El software deberá decir con cuantas hojas cuenta el documento dentro de un expediente.
La foliación es requerimiento para enviar los expedientes al archivo central, una vez cumplida su estadía en el archivo de gestión. Es importante recalcar que al archivo central no se puede enviar archivos son foliación estructurada, documentos sin un expediente y tampoco expedientes que no hayan cumplido el plazo institucional establecido.
-Emily Baltodano T.
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