El Archivo Histórico está definido para ser aquél en el que se administra, organiza, describe, conserva y difunde la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria estatal y cuyo acceso es público dependiendo de las restricciones institucionales.
El archivo central podrá ser instalado en la misma área del Archivo de Concentración, con la debida separación y señalización como Archivo Histórico o dependiendo del volumen de la documentación podrá instalarse por separado (en otro inmueble independiente); por lo que es conveniente conocer las características y especificaciones de seguridad para los documentos históricos de la institución.
Objetivo:
Conocer los requerimientos mínimos para el manejo, control y difusión de los documentos en fase inactiva, que se encuentren en el Archivo histórico de una Institución (sujeto obligado), que previamente ha sido valorada (en el catálogo de disposición documental) y transferida por el archivo de concentración, identificando las funciones archivísticas, así como el espacio destinado.
Las funciones archivísticas básicas de los Responsables del Archivo central son las siguientes:
- Validar la documentación que deba conservarse permanentemente, por tener valor histórico.
- Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración y anexarlos al inventario general del Archivo Histórico.
- Conservar permanentemente la documentación inactiva, independientemente de su soporte.
- Coadyuvar con la Unidad Coordinadora de Archivos, en la elaboración de los instrumentos archivísticos (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple de Archivos y el Inventario General).
- Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico.
- Atender oportunamente las solicitudes de préstamo y/o de consulta de expedientes inactivos resguardados en el archivo Histórico (ver proceso “Del préstamo de expedientes”), verificando la integridad de los documentos de archivo, así como si existieran posibles faltantes.
- Si se le requiere, participar en el rescate de la documentación del Sujeto obligado; si fuere el caso (ver proceso “Del Rescate Documental”).
- Establecer un programa que le permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos, electrónicos, digitales, o de cualquier otro tipo que los avances tecnológicos permitan y sean adecuados a lo establecido por la legislación archivística.
- Verificar la realización de la migración de la información electrónica a los soportes más actuales, en base al desarrollo de la tecnología.
- Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.
-Emily BT.
