El Archivo Histórico está definido para ser aquél en el que se administra, organiza, describe, conserva y difunde la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria estatal y cuyo acceso es público dependiendo de las restricciones institucionales.

El archivo central podrá ser instalado en la misma área del Archivo de Concentración, con la debida separación y señalización como Archivo Histórico o dependiendo del volumen de la documentación podrá instalarse por separado (en otro inmueble independiente); por lo que es conveniente conocer las características y especificaciones de seguridad para los documentos históricos de la institución.

Objetivo: 

Conocer los requerimientos mínimos para el manejo, control y difusión de los documentos en fase inactiva, que se encuentren en el Archivo histórico de una Institución (sujeto obligado), que previamente ha sido valorada (en el catálogo de disposición documental) y transferida por el archivo de concentración, identificando las funciones archivísticas, así como el espacio destinado.

Las funciones archivísticas básicas de los Responsables del Archivo central son las siguientes: 

  1. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente, por tener valor histórico. 
  2. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración y anexarlos al inventario general del Archivo Histórico.
  3. Conservar permanentemente la documentación inactiva, independientemente de su soporte. 
  4. Coadyuvar con la Unidad Coordinadora de Archivos, en la elaboración de los instrumentos archivísticos (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple de Archivos y el Inventario General). 
  5. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico.
  6. Atender oportunamente las solicitudes de préstamo y/o de consulta de expedientes inactivos resguardados en el archivo Histórico (ver proceso “Del préstamo de expedientes”), verificando la integridad de los documentos de archivo, así como si existieran posibles faltantes. 
  7. Si se le requiere, participar en el rescate de la documentación del Sujeto obligado; si fuere el caso (ver proceso “Del Rescate Documental”). 
  8.  Establecer un programa que le permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos, electrónicos, digitales, o de cualquier otro tipo que los avances tecnológicos permitan y sean adecuados a lo establecido por la legislación archivística. 
  9. Verificar la realización de la migración de la información electrónica a los soportes más actuales, en base al desarrollo de la tecnología. 
  10. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. 

-Emily BT.

  

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