La gestión documental es el proceso que llevan a cabo los documentos en el momento de salir o entrar en una empresa, ya sea de forma física o electrónica. Esta lleva estructuras de diferentes flujos como lo es la captura de información, ordenamiento, seguimiento y demás metodologías que abarca toda la trazabilidad de los mismos.
Existen empresas que deciden llevar su proceso de forma digital, así como otras continúan en la forma tradicional la cual es de manera física. Ahora con el tema de los documentos digitales se ha creado una serie de dudas en los colaboradores, las cuales van acorde con la validez que tiene un documento digital y el qué sucede si no se presenta en forma física a la hora de una eventual circunstancia de peso que incluso podría traer problemas legales. Para esta duda la Ley 8454 de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos en el artículo 3 declara el reconocimiento de la equivalencia funcional donde establece que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.
Cada institución tiene su propia estructura de gestión documental. Si bien es cierto, la organización debería ser la misma ya que el proceso que se lleva a cabo en todas las empresas es muy similar, sin embargo, esto no sucede debido a que cada compañía tiene sus necesidades específicas y las tramitologías no son las mismas en todas. Es de suma importancia el que las empresas cuenten con una gestión documental organizada para que con esto se alcance el éxito, la eficiencia, eficacia y adecuada administración empresarial.
Por ejemplo, si a la hora de enviar un documento de importancia no existe una estructura y jerarquización conocida, ese trámite puede llegar a perderse o incluso no cumplir con el estándar de los roles y permisos que existen en la empresa. No tener estándares claros puede significar la perdida de elementos valiosos en las compañías e incluso en casos muy elevados el cierre de la institución.
-Emily Baltodano T.
