La gestión documental se encuentra aplicada en cada una de las instituciones, es un proceso ya inmerso dentro de las empresas que se lleva a cabo en cada uno de los seguimientos de un documento. Se realiza de manera inconsciente y todo aquel que tenga alguna participación en una autorización o procedimiento empresarial, ya forma parte de la gestión documental.
Este procedimiento de gestión en los documentos inicia desde el momento en que se crea o recibe un documento en la institución, hasta que se pasa a eliminar o se conserva de por vida. Cada uno de los documentos tiene su tiempo dependiendo del tipo que sea y con esto se define el ciclo de vida del mismo dentro de la empresa, para el cumplimiento de esto se genera una tabla de plazos la cual se realiza haciendo un estudio previo de las necesidades de cada departamento y con esto se estructura la documentación a ser destruida y a ser conservada.
Generalmente de esta tarea se encargan los archivistas ya que son los expertos en la administración de documentación y ellos se rigen bajo los estándares de la ley 7202 que es la ley del Sistema Nacional de Archivos y todas aquellas nuevas normativas que plantee el Archivo Nacional, que es el ente regulador de toda la documentación nacional y que se encarga de la conservación de gran parte de la historia costarricense.
La ley 7202 establece una estructura organizacional que está basada en series documentales, tipos documentales, expedientes y tablas de plazos, las cuales vamos a ampliar un poco más:
Series documentales: Una serie documental es un conjunto de unidades documentales, ya sea que se asemeja en estructura o en contenido y que son producidas por una unidad organizacional por el cumplimiento de sus funciones administrativas.
Tipos documentales: Un tipo documental es propiamente el nombre específico de la documentación que trabaja la serie documental, donde también por medio de un conjunto de documentos similares que le van a dar nombre a la estructura como tal, con esto se puede determinar la segunda base de la estructura archivística.
Expedientes: Los expedientes están basados en la unión de varios documentos que van a dar a un mismo tema en específico para darle vida a un expediente, entonces cada expediente está conformado por la unión de documentos que abarcan un solo tema y que se dio por el paso de un proceso.
Tablas de plazos: Es aquella estructura por la cual se va a brindar un determinado tiempo a la documentación y donde se va a regular las series documentales que ya no tendrán vigencia en un momento determinado en un cierto departamento.
Esto es aplicado en el ámbito de las entidades públicas con mayor frecuencia pero también debería de ser tomado en cuenta por aquellas empresas privadas para que rija el orden y se pueda llegar a una mayor eficiencia en todas las instituciones tanto públicas como privadas. La organización de la gestión documental es tan importante como tener un orden en la empresa, ya que la documentación es el corazón de una empresa y donde se estructuran los procesos institucionales en concordancia con la gestión documental.
Cada uno de los procesos institucionales deben ir basados en un orden específico de estructuración e cumplimiento con la gestión documental organizada, como lo vimos anteriormente todos somos parte de la gestión documental institucional y cumplimos un rol fundamental en la misma, pero también parte del incumplimiento con la eficiencia en las instituciones es porque no se maneja una estructura organizada que a un final se convierte en pérdida de tiempo y esto se traduce a pérdida de dinero.
-Emily BT.
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