Un gestor documental se diseña para organizar y administrar debidamente los archivos. También permite resolver los problemas creados como consecuencia de la explosión documental, de la mala gestión y la desorganización de la información, y ofrece las siguientes ventajas:
- Facilita el logro de la Misión, Visión y objetivos de la institución.
- Permite a la institución cumplir con el marco jurídico que le ha sido encomendado al poder trabajar con eficiencia y eficacia, obtener transparencia administrativa en sus funciones y posibilitar la rendición de cuentas exigida por la Ley de Control Interno.
- Permite accesar y facilitar la información en el momento oportuno.
- Permite mejorar la calidad de los servicios brindados por la institución a sus usuarios, mediante un servicio rápido, eficiente y eficaz, dando como resultado clientes satisfechos.
- Permite a la institución realizar una gestión documental eficiente y eficaz y reducir el tiempo de respuesta, reduciendo los costos a la entidad.
La implementación de un gestor documental permitirá la organización de la información, mejorar la aplicación de los procesos archivísticos y minimizar la desorganización que pueda existir.
El documento de archivo es la materia prima que conforma los archivos. En consecuencia, el gestor documental debe establecer políticas de normalización y regulación para la concepción, génesis, tratamiento, conservación y difusión de los documentos, independientemente del soporte en que se encuentren.
Puntos importantes con los que debe cumplir un gestor de documentos, son un conjunto de elementos que deben trabajar en armonía y con independencia unos de otros, de esta forma los elementos que lo conforman estarían formados por:
- La estructura archivística regulatoria y activa en la institución.
- Componentes que aseguren la completa identidad del documento.
- La institución productora pública o privada, que comprende el marco de producción y acumulación de la información.
- El fondo documental que sería la suma de toda la información archivística producida.
- La Sistematización de la información y puesta al servicio de los clientes o usuarios internos y externos.
Todos estos elementos se dan a la tarea de estar dentro de cada uno de los archivos de gestión, especializados o centralizados que forman parte de una institución. Por lo tanto, estos conforman también parte del gestor documental y deben de cumplir con el proceso particulares que les corresponde.
Para implementar un gestor documental se requieren recursos materiales y humanos para poder ejecutar las labores en forma correcta, además de una infraestructura adecuada para la buena conservación de los documentos.
En el próximo artículo hablaremos un poco de esto.
-Emily BT.
