¿Qué es la digitalización?
La digitalización de los documentos consiste en pasar el formato físico a digital. Esto se realiza con el fin de que los documentos más consultados se encuentren a la mano del usuario, para una mayor facilidad y evitar la pérdida de tiempo buscando un documento en físico.
¿Por qué es necesaria?
Gracias a los avances tecnológicos que se han tenido en los últimos años, el no tener la documentación digitalizada significa una pérdida de tiempo y con esto una disminución en la eficiencia de los colaboradores. Esto lleva a grandes desperdicios de dinero para las empresas porque se invierte en tiempos que no están siendo bien aprovechados para la institución.
¿Qué aspectos se deben tomar en cuenta a la hora de digitalizar?
- Se debe tomar en cuenta el nivel de relevancia que tiene un documento en un departamento.
- La necesidad de que el documento se encuentre digitalizado.
- El peso que tenga el documento en cuanto al almacenamiento y el espacio que vaya a abarcar en el servidor.
Beneficios de digitalizar la documentación:
- La información se puede acceder desde cualquier dispositivo, ya sea celulares, computadoras, tablets…
- Aumento de la seguridad, ya que la documentación que antes se encontraba en un departamento bajo llave ahora se puede centralizar en un repositorio en el cual se determinen restricciones a ciertos usuarios y sean brindadas diferentes claves de acceso.
- Se puede evitar la pérdida de los documentos, ya que los accesos se van a encontrar restringidos por usuario.
- Se da la concientización a los usuarios sobre el cuido del medio ambiente.
- Compartir la documentación al usuario de una forma más sencilla.
-Emily Baltodano T. 
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