¿Qué es un documento?
La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo, ya que
el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de
vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios, documentalistas, museólogos…
- Un documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo, o el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.
- Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
¿Cuál es el valor testimonial-jurídico de un documento?
La doctrina archivística y jurídica, hasta finales de la Edad Moderna, considera siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico, con valor probatorio. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros
valores testimoniales de los documentos: la función científica, principalmente en relación
con las ciencias históricas. Los documentos son testimonio e información y pueden ser
utilizados como prueba y como fuente de datos.
La razón última de la conservación documental en los archivos es siempre una razón
práctica y utilitaria, ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones),
con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos,
apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de
información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad
del pasado).
¿Qué es el servicio documental?
Es el fin último y primordial del archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productora de los documentos y, después, si son ya totalmente accesibles, al público en general. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos.
La documentación es el testimonio y corazón real de una institución, cuyo objetivo principal es el resguardo oficial de todo lo sucedido en la institución. Un documento tiene la máxima validez legal a nivel mundial y trabaja la completa información de la compañía.
