¿Qué es la digitalización?

La digitalización de los documentos consiste en pasar el formato físico a digital. Esto se realiza con el fin de que los documentos más consultados se encuentren a la mano del usuario, para una mayor facilidad y evitar la pérdida de tiempo buscando un documento en físico. 

¿Por qué es necesaria?

Gracias a los avances tecnológicos que se han tenido en los últimos años, el no tener la documentación digitalizada significa una pérdida de tiempo y con esto una disminución en la eficiencia de los colaboradores. Esto lleva a grandes desperdicios de dinero para las empresas porque se invierte en tiempos que no están siendo bien aprovechados para la institución. 

¿Qué aspectos se deben tomar en cuenta a la hora de digitalizar?

  1. Se debe tomar en cuenta el nivel de relevancia que tiene un documento en un departamento. 
  2. La necesidad de que el documento se encuentre digitalizado. 
  3. El peso que tenga el documento en cuanto al almacenamiento y el espacio que vaya a abarcar en el servidor. 

Beneficios de digitalizar la documentación: 

  1. La información se puede acceder desde cualquier dispositivo, ya sea celulares, computadoras, tablets… 
  2. Aumento de la seguridad, ya que la documentación que antes se encontraba en un departamento bajo llave ahora se puede centralizar en un repositorio en el cual se determinen restricciones a ciertos usuarios y sean brindadas diferentes claves de acceso. 
  3. Se puede evitar la pérdida de los documentos, ya que los accesos se van a encontrar restringidos por usuario. 
  4. Se da la concientización a los usuarios sobre el cuido del medio ambiente. 
  5. Compartir la documentación al usuario de una forma más sencilla. 

-Emily Baltodano T. 

  

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